出国团组或个人向外国驻华使领事馆申办签证时，必须备齐一切必要的证件、资料、表格、照片和签证费用等。这些证件、资料包括：

①提供有效的护照；

②提供国外邀请函电；

③提供申请人的照片（照片应与护照相一致）；

④填写外国签证申请表格；

⑤因公务出国，由省、市、自治区外事办或中央部委外事局备妥致前往国家驻华使领馆的照会或函件；准备好签证费。

   各国驻华使馆对申请签证所持邀请电函的要求不尽相同，但大体有以下几点：

（1）邀请函电必须是前往国本土发来的，有邀请人亲笔签署的信函原件。邀请信上要注明邀请人的地址、电话。

（2）邀请函电上必须注明团组人数、成员姓名、访问目的（访问目的要详细，不能只说考察培训等，要写明具体内容）、停留期限（停留期限是写某年、某月、'某日到达，到达后停留多长时间；或写从某年、某月、某日到某年、某月、某日出境）、出访费用由何方负担。如系外方负担全部费用，应给予写明；如系外方负担部分费用，则应写明负担哪一部分费用。

（3）邀请信函不得做任何改动，即使是邀请人本人对其内容进行修改也应重新发出邀请函，不得涂改后复印，否则会引起外国使领馆的误解，甚至会影响到签证人单位的信誉。

    有些国家对入国签证有特殊要求，如赴日本的团、组或人员需提供日方《入国理由书》、《身元保证书》、访问日程表等。